Salah satu tahapan yang paling sering membingungkan calon mahasiswa adalah pengesahan dokumen. Ijazah dan transkrip Anda sah di Indonesia, tetapi belum tentu langsung diakui oleh universitas di negara tujuan.

Kabar baiknya, prosesnya kini jauh lebih sederhana dibanding beberapa tahun lalu. Sejak Indonesia bergabung dengan Konvensi Apostille pada 2022, banyak dokumen cukup melalui satu tahapan saja tanpa perlu bolak-balik ke tiga instansi.

Artikel ini menjelaskan perbedaan apostille dan legalisasi kedutaan, mana yang Anda butuhkan, cara mengurusnya, biayanya, hingga kesalahan yang paling sering menyebabkan pengajuan ditolak.

Apostille dan Legalisasi, Apa Bedanya?

Keduanya bertujuan sama, yaitu membuat dokumen Indonesia dapat digunakan di negara lain. Yang membedakan adalah jumlah tahapannya.

Aspek	Apostille	Legalisasi Kedutaan
Jumlah tahapan	Satu tahap	Berlapis di beberapa instansi
Alur	Kementerian Hukum	Kementerian Hukum, lalu Kementerian Luar Negeri, lalu Kedutaan
Berlaku untuk	Negara anggota Konvensi Apostille	Negara non-anggota
Cara pengajuan	Daring	Umumnya perlu datang ke kantor terkait
Perkiraan waktu	Beberapa hari kerja	Bisa beberapa pekan

Apa Itu Apostille?

Apostille merupakan sertifikat resmi yang mengesahkan keaslian tanda tangan pejabat, cap, atau segel pada dokumen publik, agar dokumen tersebut dapat digunakan di negara anggota Konvensi Apostille.

Indonesia resmi bergabung dengan konvensi ini pada 4 Juni 2022. Sejak itu, dokumen untuk negara anggota tidak lagi memerlukan rantai pengesahan berlapis.

Ada satu hal yang perlu dipahami. Apostille tidak membuktikan bahwa isi dokumen Anda benar. Yang diverifikasi adalah aspek formalnya, yaitu siapa yang menandatangani, apakah pejabat tersebut berwenang, dan apakah cap atau segelnya sesuai dengan spesimen yang tersimpan di sistem.

Apa Itu Legalisasi Kedutaan?

Ini merupakan cara lama yang masih berlaku untuk negara yang belum bergabung dengan konvensi tersebut.

Alurnya berlapis. Dokumen perlu disahkan Kementerian Hukum, dilanjutkan ke Kementerian Luar Negeri, lalu terakhir ke kedutaan negara tujuan. Setiap tahap memerlukan waktu dan biaya tersendiri.

Mana yang Anda Butuhkan?

Ini pertanyaan pertama yang harus dijawab, karena menentukan seluruh langkah berikutnya.

Jawabannya bergantung pada satu hal, yaitu apakah negara tujuan Anda merupakan anggota Konvensi Apostille.

Negara Tujuan Studi Populer yang Sudah Menjadi Anggota

Kabar baiknya, hampir seluruh negara tujuan studi favorit pelajar Indonesia sudah menjadi anggota:

• Tiongkok, berlaku sejak 7 November 2023
• Australia
• Jepang
• Korea Selatan
• Jerman
• Belanda
• Inggris
• Polandia
• Spanyol
• Amerika Serikat
• Singapura
• Hong Kong dan Makau, bahkan sejak jauh sebelumnya

Saat ini terdapat lebih dari 120 negara anggota konvensi tersebut.

Catatan Penting Soal Tiongkok

Bagian ini perlu ditegaskan karena masih banyak informasi keliru yang beredar.

Tiongkok daratan sudah menjadi anggota Konvensi Apostille sejak 7 November 2023. Sebelum tanggal tersebut, dokumen untuk keperluan di Tiongkok memang harus melalui legalisasi konsuler yang panjang dan mahal.

Namun sejak berlakunya konvensi tersebut, dokumen Indonesia untuk keperluan studi di Tiongkok cukup melalui apostille, tanpa perlu legalisasi tambahan di Kedutaan Besar Tiongkok.

Sayangnya, sejumlah artikel dan bahkan penyedia jasa masih menyebut Tiongkok sebagai negara non-anggota. Jika Anda menemui informasi semacam itu, sebaiknya diverifikasi ulang agar tidak mengeluarkan biaya untuk tahapan yang sebenarnya tidak lagi diperlukan.

Negara yang Masih Memerlukan Legalisasi Kedutaan

Sejumlah negara belum bergabung dengan konvensi ini, di antaranya beberapa negara di kawasan Timur Tengah seperti Uni Emirat Arab, Arab Saudi, Kuwait, dan Qatar.

Untuk negara-negara tersebut, alur legalisasi berlapis masih berlaku.

Cara Memastikannya

Karena daftar anggota terus bertambah, sebaiknya Anda memeriksa status terkini negara tujuan melalui situs resmi Hague Conference on Private International Law sebelum memulai proses.

Langkah ini penting agar Anda tidak mengeluarkan biaya untuk tahapan yang tidak diperlukan, atau sebaliknya, kekurangan pengesahan yang dibutuhkan.

Dokumen yang Umumnya Perlu Disahkan

Untuk keperluan studi, berikut dokumen yang paling sering diminta:

• Ijazah jenjang pendidikan terakhir
• Transkrip nilai
• Akta kelahiran, terutama untuk keperluan visa dan pendaftaran
• Surat keterangan catatan kepolisian
• Surat keterangan sehat pada sebagian program
• Dokumen keuangan untuk keperluan visa pada sebagian negara

Ketentuan berbeda antaruniversitas dan antarnegara. Sebagian kampus hanya meminta ijazah dan transkrip, sementara sebagian lain meminta dokumen yang lebih lengkap. Sebaiknya periksa daftar persyaratan kampus tujuan Anda sebelum mengurus apa pun.

Syarat Sebelum Mengajukan Apostille

Ada satu tahapan yang sering terlewat dan menjadi penyebab utama penolakan.

Dokumen Anda harus sudah dilegalisasi oleh instansi penerbitnya terlebih dahulu.

Artinya, ijazah perlu dilegalisasi kampus penerbit, akta kelahiran oleh dinas terkait, dan seterusnya. Apostille tidak dapat diajukan atas dokumen yang belum melalui pengesahan instansi asalnya.

Beberapa dokumen memiliki ketentuan khusus. Buku nikah dan surat keterangan belum menikah, misalnya, perlu dilegalisasi lebih dulu oleh pejabat Kementerian Agama. Akta cerai perlu melalui pengesahan di lingkungan peradilan agama.

Soal Terjemahan

Jika dokumen Anda perlu diterjemahkan, gunakan penerjemah tersumpah. Terjemahan dari penerjemah biasa atau hasil terjemahan mandiri umumnya tidak diterima.

Perhatikan pula urutannya. Pada sebagian kasus, terjemahan dilakukan setelah dokumen asli diapostille, sementara pada kasus lain terjemahannya sendiri yang perlu diapostille. Ini bergantung pada ketentuan kampus atau instansi tujuan, sehingga sebaiknya dikonfirmasi lebih dulu.

Cara Mengurus Apostille

Sejak Indonesia bergabung dengan konvensi tersebut, prosesnya dilakukan secara daring melalui sistem Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum.

1. Pastikan negara tujuan merupakan anggota konvensi. Periksa melalui daftar resmi sebelum memulai.
2. Legalisasi dokumen di instansi penerbit. Ijazah di kampus, akta di dinas terkait, dan seterusnya.
3. Buat akun pada portal apostille. Siapkan alamat surel aktif untuk menerima pemberitahuan.
4. Isi data pejabat penanda tangan. Bagian ini menuntut ketelitian, karena yang diisi adalah nama perorangan pejabat yang menandatangani, bukan nama lembaga.
5. Unggah pindaian dokumen. Pastikan hasil pindaian jelas, tidak terpotong, dan sesuai ketentuan ukuran berkas.
6. Lakukan pembayaran sesuai tarif penerimaan negara bukan pajak yang berlaku.
7. Tunggu verifikasi. Sistem akan mencocokkan tanda tangan pejabat dengan spesimen yang tersimpan.
8. Terima sertifikat apostille setelah pengajuan disetujui.

Apabila pengurusan diwakilkan orang lain, siapkan surat kuasa bermeterai.

Biaya dan Lama Proses

Berapa Biayanya?

Biaya apostille ditetapkan sebagai penerimaan negara bukan pajak, dengan besaran yang jauh lebih ringan dibanding alur legalisasi berlapis.

Selain itu, perhitungkan pula biaya lain di luar tarif resmi, yaitu biaya legalisasi di instansi penerbit apabila dikenakan, serta biaya penerjemah tersumpah apabila dokumen Anda perlu diterjemahkan.

Karena tarif dapat berubah mengikuti kebijakan yang berlaku, sebaiknya konfirmasikan besaran terkini melalui portal resmi sebelum mengajukan.

Berapa Lama?

Proses verifikasi apostille umumnya memerlukan beberapa hari kerja, jauh lebih cepat dibanding legalisasi berlapis yang bisa memakan waktu berpekan-pekan.

Meski demikian, sebaiknya ajukan satu hingga dua bulan sebelum tenggat penggunaan dokumen. Rentang waktu ini memberi ruang aman apabila pengajuan Anda ditolak dan perlu diperbaiki, atau apabila ada dokumen yang ternyata belum dilegalisasi instansi penerbitnya.

Penyebab Pengajuan Ditolak

Berdasarkan pola yang sering terjadi, berikut kesalahan yang paling umum.

• Dokumen belum dilegalisasi instansi penerbit. Ini penyebab paling sering. Apostille tidak dapat diajukan atas dokumen mentah.
• Data pejabat diisi keliru. Kolom pejabat penanda tangan harus diisi nama perorangan, bukan nama lembaga atau biro penerjemah.
• Pindaian tidak jelas atau terpotong. Gunakan pemindai yang baik, jangan sekadar memotret.
• Terjemahan bukan dari penerjemah tersumpah. Hanya terjemahan tersumpah yang diakui.
• Tanda tangan tidak cocok dengan spesimen. Ini bisa terjadi apabila pejabat penanda tangan baru diganti dan spesimennya belum diperbarui di sistem.
• Salah memilih jalur. Mengurus apostille untuk negara non-anggota, atau sebaliknya mengurus legalisasi berlapis padahal cukup apostille.

Kesalahan Perencanaan yang Sering Terjadi

Di luar persoalan teknis, berikut kesalahan yang berkaitan dengan waktu dan urutan.

Mengurus terlalu mepet tenggat. Ini paling sering terjadi. Banyak calon mahasiswa baru mengurus dokumen setelah menerima surat penerimaan, padahal tenggat pengiriman berkasnya sudah dekat.

Tidak memeriksa ketentuan kampus lebih dulu. Sebagian kampus meminta apostille, sebagian cukup legalisasi kampus penerbit, dan sebagian lain punya format tersendiri. Memeriksanya lebih dulu menghemat biaya dan waktu.

Mengurus dokumen yang ternyata tidak diperlukan. Tidak semua dokumen perlu diapostille. Mengurus seluruhnya sekaligus tanpa memeriksa kebutuhan justru membuang biaya.

Lupa menyimpan salinan. Simpan pindaian seluruh dokumen yang sudah diapostille, karena Anda kemungkinan membutuhkannya lagi di kemudian hari.

Urutan Pengerjaan yang Disarankan

Agar tidak bolak-balik, berikut urutan yang paling efisien.

1. Cek daftar persyaratan kampus tujuan. Pastikan dokumen apa saja yang diminta dan dalam bentuk pengesahan seperti apa.
2. Pastikan status negara tujuan sebagai anggota konvensi atau bukan.
3. Kumpulkan dokumen asli dan pastikan seluruhnya dalam kondisi baik.
4. Legalisasi di instansi penerbit. Ini tahapan yang tidak bisa dilewati.
5. Urus terjemahan tersumpah apabila diperlukan, dengan memastikan urutannya sesuai ketentuan kampus.
6. Ajukan apostille atau legalisasi sesuai jalur yang berlaku.
7. Simpan seluruh salinan dalam bentuk fisik maupun elektronik.

FAQ: Pertanyaan Umum Seputar Apostille dan Legalisasi

1. Apa bedanya apostille dan legalisasi?

Apostille merupakan pengesahan satu tahap yang berlaku untuk negara anggota Konvensi Apostille, dan diurus secara daring melalui Kementerian Hukum. Sementara legalisasi merupakan pengesahan berlapis melalui Kementerian Hukum, Kementerian Luar Negeri, lalu kedutaan negara tujuan, dan berlaku untuk negara non-anggota.

2. Apakah dokumen untuk kuliah ke Tiongkok cukup apostille?

Ya. Tiongkok daratan telah menjadi anggota Konvensi Apostille sejak 7 November 2023, sehingga dokumen Indonesia cukup melalui apostille tanpa perlu legalisasi tambahan di kedutaan. Perlu diperhatikan, masih banyak informasi lama yang menyebut sebaliknya.

3. Berapa lama proses apostille?

Umumnya beberapa hari kerja, jauh lebih cepat dibanding legalisasi berlapis. Namun sebaiknya ajukan satu hingga dua bulan sebelum tenggat, sebagai antisipasi apabila pengajuan perlu diperbaiki atau ada dokumen yang belum dilegalisasi instansi penerbit.

4. Apakah harus datang ke Jakarta?

Tidak. Pengajuan apostille dilakukan secara daring melalui portal resmi, sehingga dapat diurus dari mana saja. Pengurusan juga dapat diwakilkan dengan menyertakan surat kuasa bermeterai.

5. Apakah ijazah harus dilegalisir kampus dulu?

Ya, dan ini persyaratan yang tidak bisa dilewati. Apostille hanya dapat diajukan atas dokumen yang sudah disahkan instansi penerbitnya. Ijazah perlu dilegalisasi kampus, akta kelahiran oleh dinas terkait, dan seterusnya.

6. Apakah sertifikat apostille ada masa berlakunya?

Umumnya tidak memiliki masa kedaluwarsa selama data pada dokumen asli tidak berubah. Namun sebagian instansi penerima memiliki ketentuan sendiri mengenai kebaruan dokumen, sehingga sebaiknya dikonfirmasi kepada pihak yang meminta.

7. Apakah terjemahan juga perlu diapostille?

Bergantung ketentuan instansi tujuan. Pada sebagian kasus, dokumen aslinya yang diapostille lalu diterjemahkan. Pada kasus lain, terjemahan tersumpahnya yang perlu diapostille. Konfirmasikan kepada kampus tujuan sebelum memulai agar tidak salah urutan.

8. Bagaimana jika ijazah saya hilang?

Anda perlu mengurus surat keterangan pengganti ijazah dari kampus terlebih dahulu, karena proses apostille memerlukan dokumen resmi dari instansi penerbit.

Siapkan Dokumen Anda Sejak Awal

Pengesahan dokumen sering dianggap urusan administratif yang bisa dikerjakan belakangan. Padahal inilah yang paling sering membuat calon mahasiswa terburu-buru menjelang tenggat pendaftaran.

Dua hal yang paling menentukan kelancarannya adalah memastikan jalur yang tepat sejak awal, apostille atau legalisasi, serta memeriksa daftar persyaratan kampus tujuan sebelum mengeluarkan biaya apa pun.

Tutoravel mendampingi Anda dalam menyiapkan seluruh berkas pendaftaran, termasuk memastikan bentuk pengesahan yang dibutuhkan kampus tujuan Anda, agar prosesnya tidak berulang dan tidak ada biaya yang terbuang percuma.

Pelajari selengkapnya mengenai program kuliah ke luar negeri bersama tim kami. Simak juga panduan kami mengenai penyetaraan ijazah luar negeri untuk keperluan setelah Anda lulus dan kembali ke Indonesia.

---

Ditinjau dan diperbarui oleh Tim Konten Tutoravel pada 30 September 2026. Artikel ini disusun berdasarkan ketentuan layanan apostille Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum serta informasi resmi Hague Conference on Private International Law, termasuk keanggotaan Tiongkok dalam Konvensi Apostille yang berlaku sejak 7 November 2023. Daftar negara anggota, tarif, dan prosedur dapat berubah sewaktu-waktu, sehingga disarankan mengonfirmasi ketentuan terbaru melalui portal resmi sebelum mengajukan.